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質保體系

 

我公司對招標代理服務質量的管理措施
(一)公司對自身工作質量和成果文件質量的管理體系和控制措施
 
為規范本企業的服務行為,提高服務質量和效率,責任部門嚴格按照規定執行項目服務,使服務滿足規定的要求。服務管理范圍包括公司所有合法經營的業務服務活動。
各部門按職能分配負責各自分管的質量記錄,業務管理部(總工辦)對全企業經營產品及服務質量記錄的控制進行監督和指導,以便取閱和查詢,提供項目服務達到所要求的質量和質量體系有效運行的客觀證據。業務管理部(總工辦)負責選用適合的統計技術并組織實施,各有關部門負責數據的收集,及相關統計技術的應用,以驗證項目服務特性和過程能力,并做為質量改進的依據。
為使質量體系持續運行,實現企業質量方針、目標,我們將對自身工作質量和成果文件質量的管理體系進行定期評審,對企業質量體系進行綜合評價,以確保其適應性和有效性。企業總經理策劃并主持管理體系評審。主管副總經理負責管理評審的組織,決議的形成和實施。企業領導和部門主管參加管理評審,責任部門執行評審決議。
 
 
                      企業經營產品及服務質量控制流程簡圖
       
 
 
 
 
管理評審的頻次為每年至少一次,間隔不超過一年。管理評審時機取決于以下情況:
A.當社會環境發生重大變化時;
B.當市場需求發生重大變化時;
C.當企業發生重大質量事故時;
D.當顧客投訴連續發生時;
E.內部組織發生重大變化時;
F.當認為有必要時可隨時進行。
管理評審的形式為會議評審(主要形式)、現場評審、總經理做出評審。管理評審內容包括:
1內部質量審核結果及糾正和預防措施效果。
2質量體系在外部環境變化下是否持續有效和適用。
3質量方針、目標實施情況。
4資源是否滿足質量體系的運行要求。
5項目服務質量實際水平。
6顧客投訴等質量信息反饋中的突出問題。
 
(二)招標代理工作的質量控制主要環節及措施
招標代理的質量控制必須從招標代理的幾個主要環節入手,目前招標代理程序大致劃分為:與業主溝通發布招標公告、資格審查、編制招標文件、開標主持與評標報告、資料整理上報、工程回訪與反饋等主要環節,只有始終把握這幾個主要環節,招標代理工作質量控制才有可能。
1、業主溝通
招標代理合同簽訂后,招標公告應及時發出。但在招標公告發出前,將征求業主意見,了解業主對所委托招標工程的期望與具體的傾向性意見。主要做好以下幾點:
1)委托人(業主)對招標工程造價、工期、質量等要求以及委托人資金安排的想法。
2)作為代理機構有責任對涉及代理工作的法規、流程與酌情而定的建設性意見告訴業主,以便在法規與程序許可的范圍內使代理機構與業主的意見達成一致,而且力求作到最大程度地滿足業主的要求。
3)我們對當前承包市場的狀況已有深入調查了解,如價格、質量、潛在承包人情況等,適時向業主提出推薦性意見??梢哉餉此?,一個項目招標公告的發出,也就確定了該項目招標代理工作的方向,因此,對這一看似簡單的工作環節我們將設專人負責把關。
2、資格預審
在招標公告發出并通過監管部門計算機信息系統確認符合報名條件的投標申請人后,依據資格審查方式(通常采取資格預審方式),對投標申請人填報的資格審查表等相關文件資料進一步審查、篩選,最終確定潛在投標人是質量控制的第二重要環節,應嚴格對照資格預審標準(包括資格預審基本合格條件與資格預審附加條件)進行去偽存真、優勝劣汰的認真比較,嚴格排序,要經得起任何情況下的復審。
資格預審階段應著重做好以下幾方面工作:
1)對投標人填報的資格預審表進行復核性審查、驗證,以確保真實性,必要時將與政府監管部門建立一定形式的信息共享機制。
2)如有必要時將組織人員對投標申請人類似的竣工工程或在建工程,均針對投標人擬派項目經理進行實地考察,根據事先擬定的考評指標項目實事求是地寫出考察報告,作為資格預審的重要依據。資格審查的結果一旦與預審文件不符,必須實事求是,慎之又慎,從嚴把關,因為失去誠實信用的審查結果,就失去評標工作的公正、公平、公開的基礎,也就失去了招標代理機構存在的必要性。資格審查一旦完畢,立即整理資審報告,并及時通知潛在投標人,同時,也通知未通過預審的投標申請人與通過資審但未被邀請的投標申請人。
3、招標文件編制
招標文件不僅要規范,符合相關法律、法規、條例要求,而且應得到業主的理解與認可。在通過監管部門的備案審查后,即可發給潛在投標人。對招標文件的審查要點:符合法規(特別是各個時期新頒規定),其中,有關工程量清單的編制及答疑補充文件要盡可能完整、準確、不留盲區和活口,且適應市場行情,最大限度地減少業主在工程施工及竣工結算時所帶來的不必要麻煩。具體來說,在招標文件合同條款擬訂時,應注意如下幾點:
1)對于涉及到業主指定分包工程合同時,我們的造價人員將及時介入。對交叉工作界面一定要劃清,列出彼此詳細的工作量清單,盡量避免以后出現界面工作的交叉或空缺,同時有利承包商準確報價和業主日后管理。
2)對于業主指定分包合同,應明確約定總分包之間的現場配合、進度銜接、成品?;?,垂直運輸、腳手架、臨時供水、供電的利用等相互間責權利。
3)在招標文件的合同條款策劃中,應結合個案實際,加強對風險責任條款和特別條款的審查,善于在合同中限制風險與轉移風險。如包干范圍,調價、調量范圍與辦法,工程窩工/停工狀況下工效下降的計算方式及損失賠償范圍(包括機械停滯臺班費的測定與計取基準),工程進度款支付辦法,進度款拖欠情況下工期處理,工程中間交驗或建設單位提前、滯后使用工程部分的成品?;?、保修處理,合同外工程量的計價原則和支付辦法,工程中零星計工處理和違約責任的量化問題等。總之,合同條款應盡量細化詳實,減少不確定因素,防止合同漏洞與爭議。
4)針對當前工程結算中材料價款結算方面問題突出的情況,根據個案實際事先明確材料結算方式,如供料方式、規格、數量與價格確認、價差調整方式或算式。
招標文件的內容與標準隨工程項目而改變,隨業主的要求與期望而改變,但將滿足以下 4 個基本要求:一是招標文件條款清晰完整。二是符合現行法規條例并充分反映業主的意圖。三是能夠選擇“質量優,價格合理”的承包商。四是能夠最大幅度地減少工程實施與結算階段的糾紛和扯皮。同時,招標文件的編制質量也會影響到投標文件的質量,最終可能影響到評標質量與業主工程實施階段的管理,因此,我們將嚴格把握招標文件編制這一中心環節,以提高自身工作質量和成果文件質量的控制。
4、開標與評標
我們的工作人員將把握投標截止時間的準確,在監標(公證)人員的監督下按既定程序與辦法有條不紊地開展開標和評標工作,及時做好相關記錄,其間重要環節就是阻止無效投標文件進入評標,在公開宣讀投標人名稱、投標價格、質量等級、日歷工期等主要內容后,并在各投標人無異議的情況下讓投標人退場,評標隨即開始。評標過程我們代理機構人員將不參與意見。在評標結果確定后工作人員及時匯總填表,請在場各位專家評委簽字,予以確認。評標報告應及時整理完畢,由專人負責審定。
評標報告是代理機構行將結束某項代理業務的成果性文件,是必須上報建設主管部門進行備案監督的重要資料,是一份完整齊全的招標投標情況報告。其內容包括:該項目招標投標基礎情況,資格預審報告,評標委員會的評標報告,中標人的投標文件等,報告應文字真實、簡明扼要、數據準確,專業性和檔案性強,切忌表達不確定性或隱含不應有的傾向性。總之,一項代理業務的圓滿完成,必須有一份經得起任何挑剔與復查、備案齊全的資料,它應體現中介服務的獨立、公正、公平、公開和誠實信用。
5、工程回訪與反饋
本著對業主或客戶負責的原則,為了不斷提高招標代理業務水平,我們的工作將依據服務范圍適當地延伸到工程實施與結算階段。
1)定期跟蹤工程實施動態,及時發現招標代理工作中的不足與缺陷,不失時機地進行更新、完善并反饋到以后代理業務中。
2)招標文件作為有效的法律文書,根據工程糾紛實際情況,積極地為糾紛雙方解釋招標文件相應條款內涵,并盡量做出對業主有利的解釋。
3)根據中標承包人工程實施狀況,適時完善、彌補招標文件中評標標準/辦法的不足與漏洞,為下一輪成功代理打下基礎。
此外,我們在工作注重加強員工的職業道德建設和業務知識培訓,實行持證上崗制度;公司內部逐步建立與工程招標有關的信息資料庫,如建筑承包商、材料設備供應商信用檔案、設備材料市場價格等;逐步實現招標代理工作與計算機信息網絡結合,建立與招標代理咨詢決策相關的專家決策支持系統。
上述所及質量控制的幾個環節是我們代理工作中客觀存在的,各個環節互為條件,不可或缺。只有把握好每一環節,才能保證整個代理程序的成功運作。我們將不斷提高業務素質水平,提供優質中介服務,圓滿出色地完成業主的委托。
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