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電子招投標模式下投標保證金的管理 更新時間:2016-03-10   點擊次數:868

 投標保證金的管理一直是招標代理機構心頭之痛,它的重復性強、工作量大,在計還利息的規定出臺之后更是雪上加霜,手工操作和管理導致工作效率低下,而且非常容易出現錯誤。財務部門對此普遍感到苦不堪言,而且認為根本不創造價值,工作滿意度很低。

    筆者所在單位中煤招標有限責任公司(簡稱“我公司”)在新建設的電子招投標平臺中,利用流程優化、系統整合等先進理念,以及銀企直連等先進技術,成功解決了這些難題,實現了投標保證金與招標項目及投標人的自動匹配,以及財務計賬功能的高度自動化,提升了工作效率和管理水平。


 

    一、保證金管理情況及面臨的問題


    對招標代理機構來講,投標保證金的數量與業務量相關。項目越多,平均每個項目的投標人越多,保證金的筆數就越多,財務工作量也就越大。這樣,在傳統紙質模式下保證金的管理就成為一個非常棘手的事情。

    先來看看我公司在舊一代招標投標信息平臺時期投標保證金管理的流程。

    1.業務平臺管理。在開標前,投標人按照招標公告中提供的公司統一的保證金銀行賬號,將投標保證金款項匯入該賬號中,并把相關單據作為憑證于開標時遞交給我公司業務人員。

    開標后,業務人員將投標人提供的投標保證金單據進行登記,按照投標人參加的標段分別錄入到業務平臺。財務部門收到銀行的單據后,與業務人員錄入的數據進行核對。如果查詢到該筆費用到賬,則在業務平臺進行關聯和確認。

    項目結束后,需退回投標人的投標保證金時,業務人員要提交退款申請單給財務部門,財務部門確認申請單信息無誤,再交由銀行進行退款操作,銀行退款成功后,財務部門在業務平臺做出退款成功的狀態標記。

    2.ERP財務系統處理。業務平臺的數據只是與業務相關聯,但業務平臺的費用往來最終需要在財務軟件中管理,進行開票、退票、收款、退款等處理,這就只能由財務人員手工完成。我公司的財務平臺是中煤集團統一建設的ERP系統(Oracle)中的財務???,財務平臺與業務平臺之間不聯通,財務人員需要在兩個平臺上同時操作,相當于一個工作需要做兩遍。重復勞動不僅不創造價值,而且損害員工的工作積極性和滿意度。

    總體來講,之前的投標保證金管理流程存在如下問題:

    1.工作量較大,涉及環節多,效率低。我公司每月都有幾千到上萬筆的投標保證金,每筆保證金都需要業務人員收單據、錄入,財務人員手動查詢、確認、核對、做賬等,每個招標項目都需要反反復復做這項工作,事項單一,但是總體工作非常煩瑣。由于業務和財務平臺沒有實現互動,無法實現自動化處理,不僅效率低下,還經常出現差錯。

    2、工作質量不高,開展電子招投標存在困難。在實際業務過程中,業務人員、財務人員、投標人對保證金的管理感到不滿意。比如,投標人需要盡快查詢保證金是否到賬,業務人員也需要及時知道各個投標人的保證金是否已經支付以及是否足額支付。投標人有時候會針對一個項目多次匯款,或者一筆匯款針對多個招標項目,這些情況導致實際到賬費用和在線錄入的數據不一致,從而給業務人員和財務人員的識別、匹配帶來困難,需要花費時間去查詢核實。業務人員在收退保證金過程中,需要多次提交紙質單據給財務部門,浪費大量紙張,而且工作煩瑣,花費大量不必要的時間和精力。


 

    二、電子招投標平臺保證金解決方案


 

    為解決投標保證金管理工作中面臨的各種問題,滿足平臺之間互聯互通、數據同步的需求,我公司在新一代電子招標投標平臺建設期間,與國內多家銀行進行咨詢交流、探討解決方案,最終選定中信銀行的方案。在新平臺技術開發方強有力的支持下,我公司經過需求交流、方案磋商、綜合對比、完善優化等環節,方案終于達到比較成熟、可靠的程度。同時,我們與中煤集團ERP系統的開發商進行交流,探討業務平臺與ERP財務??榻涌詼越?、數據同步的實現可能和具體方案。我們最終確定了如下技術方案:

    1.業務平臺與銀行系統直連對接,設立虛擬賬號。中信銀行的銀行賬號管理體系中,可以在企業開戶的銀行主賬號下分配多個虛擬賬號,虛擬賬號的資金實際都存在于主賬號中。我公司采取一個招標項目中一個投標人分配一個虛擬賬號的方案,投標人在同一個招標項目下無論參加幾個標段,都只分配一個虛擬賬號。投標人確定參加項目投標后,系統自動為該投標人分配虛擬賬號,在開標前投標人可以通過各種方便的方式(網銀轉賬、銀行電匯等)繳納投標保證金到我公司提供的虛擬賬號。投標保證金的數據從銀行到達我公司業務平臺后,按照分配的虛擬賬號,自動歸屬到投標人參加的項目下。

    費用到賬后,通過業務平臺,財務人員可以看到保證金到賬信息及金額,業務人員可及時看到保證金是否到賬,但在開標前只能看到保證金有無,而不能看到具體金額。

    項目結束后,業務人員可通過業務平臺提交投標保證金退還信息,經過內部審核流程后,退還信息發送到銀行,實現一鍵自動原路退還功能。

2    .與ERP系統做接口,實現數據同步。我們與ERP系統開發運維單位經過交流,確認了電子招標業務平臺與中煤ERP系統應收???、主數據??櫚慕涌誄絳蚩?、Web Service接口開發、接口程序安裝調試等工作,實現業務平臺財務數據到中煤ERP系統應收數據的同步對接,實現ERP系統應收??櫚目保ù唇ㄊ攣翊恚?、退票(創建貸項事務處理)、收款(含核銷發票)、退款(含撤銷核銷)等功能。

    開發這個功能的目的,是實現財務數據一鍵記賬至ERP系統當中,而不用財務人員手動錄入、手工制作憑證。目前我公司投標保證金相關的財務工作,自動化程度達到了99%,除個別特殊需求和意外情況之外,正常情況不再需要人工介入。


 

三    、目前實現的功能及效果


 

    1.投標保證金自動匹配,工作量大幅下降。業務平臺上線之后,目前基本實現了投標保證金的全自動匹配,解決了保證金與招標項目匹配一對多、多對一、金額不符、查找困難等難題,簡化了財務及業務工作,保證及時、準確地形成業務匹配。以前投標保證金到賬核對至少需要兩三天,目前在一天內即可全部處理完畢。

    投標人在支付保證金后,能夠及時看到自己的保證金是否到賬,免去了等待和電話詢問的工作。這也解放了業務人員和財務人員,減少了以前大量的手工勞動,以前兩個財務人員1天只能處理上百筆保證金,現在一個人1天即可處理上千乃至上萬筆保證金,大大減輕了財務人員的工作量。

    2.保證金管理效率提高,為在線開標打下良好基礎。根據這套方案,投標人可在開標前及時看到自己繳納的保證金是否到賬,可自行給一個招標項目下的各個標段分配投標保證金。在開展網上開標時,可在開標過程中及時展示各投標人提交投標保證金的情況,為推行在線開標帶來很大的便利。

    3.實現財務業務一體化,進一步提高工作效率。目前,除了個別特殊情況需要財務人員手動在ERP財務??櫓寫碇?,業務平臺的基本賬項都已自動同步到ERP系統中,不用手工在財務平臺中錄入客戶名稱、金額,不用手工處理開票、退票、收款、退款等事項。如果保證金需要退款,業務人員提交退款申請后,財務部門按照投標人的來款路徑,可以實現快速一鍵退款。整個流程的時間從以前的大約3?5天到現在1天內即可完成,極大地提高了工作效率。

    4.實現財務辦公無紙化,踐行綠色環保理念。業務財務的一體化,實現了招投標平臺中投標保證金業務的無紙化辦公,在加快辦公效率的同時,降低了紙張的使用率,減少了資源浪費,有效踐行了綠色環保的理念。

    通過此項目,實現了財務業務一體化,打通了各個環節壁壘,減小了溝通成本,提高了辦事效率,優化了業務及財務流程,將財務及業務人員從大量煩瑣的重復工作中解脫出來,降低了因為人工介入導致的錯誤。此項功能的實現,得到了業務人員和財務人員的歡迎,為我們平臺的深入應用和快速推廣做好了鋪墊,打下了良好基礎。


 

    四、進一步探討


 

    1.提高準確性和效率。通過系統對接的方式,難免會因為系統接口或網絡故障,出現數據丟失、差錯的情況。需要通過日常觀察和仔細分析,進一步完善和優化系統,達到100%的準確率。

    2.符合國家法律法規要求。按照法律法規要求,投標保證金要實現計息、退息等功能。目前平臺中雖然已有此項功能,但在實踐中我們發現還存在偶爾計算出錯、難以快速退費的情況,這也是接下來需要完善的地方。

   此項功能上線以后取得了良好的使用效果,得到了各方的認可。我們將在使用過程中不斷完善和提高,并進行推廣,爭取在行業內得到廣泛應用,進一步推動招投標業務的電子化、網絡化、信息化,為電子招投標工作的推進做出貢獻。

 

來源:《招標采購管理》